Työkaluja tapahtumatuottajalle

Suomi on tapahtumien luvattu maa. Meillä on väkilukuun nähden lukuisa määrä pieniä ja suuria tapahtumia. Pelkästään pääkaupunkiseudulla on arviolta 1800 tapahtumaa vuosittain. Voidaan jo puhua tapahtumateollisuudesta.

Tapahtumilla on paljon positiivisia vaikutuksia yhteiskuntaan kuten työllistäminen, paikallistalouden tukeminen, matkailun edistäminen, kulttuurin luominen, yhteisöllisyyden ja sosiaalisen kanssakäymisen lisääminen, harrastustoiminnan ja liikkumisen edistäminen sekä ihmisten elämänlaadun ja sisällön parantaminen.

Hankkeemme pyrkii luomaan toimintamallin jossa ympäristöystävällisten, laadukkaiden ja vastuullisten tapahtumien järjestäminen on nykyistä helpompaa. Tapahtumilla on kuitenkin merkittäviä ympäristövaikutuksia, jotka ovat toiminnanmuutoksen kautta mahdollista minimoida. Tapahtumien ympäristövaikutuksia aiheuttaa:

  • Liikenne
  • Materiaalien käyttö
  • Jätteen synty
  • Melu
  • Vedenkulutus
  • Jäteveden tuotanto
  • Vaarallisten jätteiden tuotanto (ent. ongelmajäte)
  • Maaperän kuluminen

Tapahtumat voivat lisätä ympäristömyönteisyyttä ympäristöviestinnän ja -kasvatuksen avulla.

Hankkeessa kehitetään paraikaa työkaluja tapahtumien ympäristöasioiden hallitsemiseksi ja niitä testataan erilaisissa tapahtumissa. Hankkeen loppuun mennessä tavoitteena on saada kehitettyä testattu ja toimiva kevennettyyn ympäristöjärjestelmään Ekokompassi perustuva Ekokompassi tapahtuma, erityisesti tapahtumille suunnattu auditoitu ympäristöjärjestelmä ja -merkki. Auditoinnin läpäisseet tapahtumat saavat käyttöönsä Ekokompassi tapahtuma -ympäristömerkin.

Tähän mennessä mukaan tulleita pilottitapahtumia ovat Flow Festival, Lasipalatsin aukio, Helsingin nuorisoasiainkeskuksen tapahtumat Reaktori ja RuutiExpo, The Tall Ship Races, April Jazz -festivaali, Maailma Kylässä -festivaali, Aalto-yliopiston Masters of Aalto -näyttely, Sosiaali- ja terveysministeriön järjestämä 8th Global Conference on Health Promotion -konferenssi Finlandia-talossa ja Teurastamon tapahtuma-alue. Lisäksi ympäristöohjelman toimivuutta on testattu yhdessä Live Nationin kanssa Bruce Springsteenin konsertissa Stadionilla.

Jos haluat mukaan toimintaan pilottitapahtumana tai jossain muussa muodossa, ota yhteyttä!

Greening Events -hanke järjestää koulutuksia kaksi kertaa vuodessa. Seuraava koulutus on keväällä 2014. Tarkempaa tietoa aikataulusta löydät näiltä sivuilta.

Edellisen koulutuksen materiaalit ovat katsottavissa täältä.

Miten järjestän kestävän tapahtuman?

Kuljetukset ja osallistujien liikkuminen

  • Valitse tapahtumapaikka, joka on hyvien ja helppojen kulkuyhteyksien päässä (erit. kävely, pyöräily, julkinen liikenne).
  • Valitse tapahtuma-aika niin, että julkisilla kulkeminen onnistuu.
  • Muista opastaa kävijöitä käyttämään julkisia liikkumismuotoja (esim. kartat, aikataulut).
  • Tarjoa turvalliset pysäköintipaikat myös pyörille.
  • Ota selvää, voisiko julkisen liikenteen lippua liittää pääsylippuun.
  • Suunnittele tapahtuma niin, että siihen voi tarpeen mukaan osallistua myös virtuaalisesti (esim. ilmaistapahtumat).
  • Logistiikka (esim. rakentaminen, ruokahuolto, tavarankuljetukset, isojen ryhmien kuljetukset)
  • Mieti miten kuljetusketjut saataisiin mahdollisimman lyhyeksi.
  • Käytä uutta ja vähäpäästöistä kuljetuskalustoa.
  • Opasta kuljettajia taloudelliseen ajotapaan. Taloudellisen ajotavan oppaan ja koulutuksia tarjoaa Ecodriving Finland.
  • Vältä turhaa ajoa ja kuljetuskapasiteetin vajaakäyttöä.
  • Jos järjestät kuljetusta itse isoille ryhmille, optimoi kuljetuskapasiteetti ja matkat.
  • Muista ajoissa informoida Helsingin Seudun Liikennettä tapahtuman järjestämisestä: infra@hel.fi. Tarvittaessa HSL lisää ajovuoroja ruuhkien välttämiseksi.
  • Järjestäessäsi kongressia selvitä mahdollisuutesi osallistujien alennus/vapaamatkustuslippuihin HSL:n sivuilta. Muista hakea vapaamatkustus/alunnuslippuja vähintään 4kk ennen tapahtumaa.

Energian kulutus

  • Suosi tapahtumapaikkoja, jossa on Green Office, Ekokompassi tms. ympäristömerkki.
    Käytä vihreää sähköä.
  • Helsingin Energialta pääset tilaamaan tapahtumasähköä täältä. 1.10.2012 alkaen kaikki Helsingin Energian myymä Tapahtumasähkö on 100% vesisähköä.
  • Kompensoi hiilidioksidipäästöt. Esimerkiksi Nordic Offset tarjoaa hiilijalanjäljen laskentaa ja kompensointia.
  • Suosi energiaa säästäviä ratkaisuja valaistuksessa.

Jätehuolto

Pääkaupunkiseudun jätehuoltomääräykset:

Yleisötilaisuuksien jätehuolto

21 §

Tilaisuuden järjestäjän on huolehdittava, että alueella on riittävästi jätteen keräysvälineitä ja että ne on sijoitettu tarkoituksenmukaisesti. Tilaisuuden järjestäjä vastaa roskaantuneen alueen siivoamisesta, ellei roskaajaa saada selville tai tavoiteta tai ellei roskaaja huolehdi siivoamisvelvollisuudestaan. Siivoamis-velvollisuudesta muilta osin säädetään jätelain 8 luvussa. Tilaisuuden järjestäjä vastaa jätteiden keräys-välineiden tyhjentämisestä. Keräysvälineet tulee tyhjentää päivittäin tai viimeistään niiden täyttyessä.

22 §

Kaikissa yleisötilaisuuksissa, joissa yleisölle tarjotaan elintarvikkeita, tulee muusta yhdyskuntajätteestä erottaa ja laittaa omiin keräysvälineisiinsä ainakin seuraavat hyötykäyttöön soveltuvat jätteet:

1) pahvi ja muu kartonki, jos sitä poistetaan käytöstä vähintään 50 kilogrammaa tilaisuudessa;

2) biojäte, jos sitä syntyy vähintään 50 kilogrammaa tilaisuudessa;

3) energiajätteeksi sopivat erät, kuten elintarvikkeiden ja muiden tuotteiden muovipakkaukset, käytetyt kertakäyttöastiat sekä pahvi ja muu kartonki, jos sitä ei kerätä 1 kohdan nojalla erikseen tai jos se ei kelpaa likaantumisen tai muun syyn johdosta aineena hyödynnettäväksi, jos niitä poistetaan käytöstä vähintään 50 kilogrammaa tilaisuudessa;

4) lasi, jos sitä poistetaan käytöstä vähintään 50 kilogrammaa tilaisuudessa, ja

5) metalli, jos sitä poistetaan käytöstä vähintään 50 kilogrammaa tilaisuudessa.

Yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa hyötyjätteiden lajittelua koskevan ohjauksen ja neuvonnan järjestämi-sestä yleisölle.

Jätehuollon muistilista

  • Valitse kerättävät jätemäärät tapahtumassa eniten tuotettavien jätelajien perusteella (esim. tarjoilut).
  • Vähennetään sekajätteen määrää. Voiko muilla jätejakeilla korvata sekajätteen?
  • Varaa tarpeeksi roskapönttöjä. Sijoita ne kulkureittien varrelle ja merkitse selkeästi.
  • Tiedota kierrätyksestä ja tapahtuman valinnoista.
  • Huolehdi myös jätevesien (esim. käsienpesuvedet) asianmukaisesta hävityksestä.
  • Harkitse jäteneuvontaa jätepönttöjen yhteyteen.
  • Varaa alueelle riittävä määrä yleisökäymälöitä (http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2009/20090405).

Majoitus

  • Valitse majoituspaikat tapahtumapaikan läheltä (kävelymatka tai helppo julkinen liikenne).
  • Valitse majoituspaikka, jossa on Ekokompassi, Joutsenmerkki tms. ympäristömerkki.

Ruokahuolto

  • Catering-palveluja valitessa ota huomioon yrityksen vastuullisuus.
  • Muista luomu-, kasvis- ja sesonkiruoka sekä reilun kaupan tuotteet tarjoiluja tai ruokamyyntiä suunniteltaessa.
  • Vältä valmisruokaa ja pakasteita.
  • Sovi ruuantuottajien /catering palvelujen kanssa siitä mitä ruokaa tarjotaan ja miten se tarjoillaan.
  • Varaa myös ruokahuoltoalueelle mahdollisuus jätteiden lajitteluun. Jos ruoanvalmistuksess käytetään uppopaistorasvaa, selvitä jäterasvan hyötykäytön mahdollisuus.
  • Vältä sisätapahtumissa kertakäyttöastioita ja ei- pantillisia juomapulloja. Hanki ulkotapahtumiin biohajoavia kertakäyttöastioita.
  • Muista ilmoittaa elintarvikkeiden tarjoilusta ympäristökeskukselle.
  • Varmista, että elintarvikkeiden tarjoilussa varsinkin ulkotiloissa huomioidaan tilapäisen tarjoilun haasteet.

Meluntorjunta

  • Jos tapahtumissa käytetään äänentoistolaitteita, pitää tapahtumasta tehdä meluilmoitus ja mitata melutasoa.
  • Käytä äänentoistolaitteissa viivekaiuttimia ja line array- järjestelmää.
  • Pyri lopettamaan tapahtuma klo 22.00 mennessä tai siirrä tapahtuma sisätiloihin. Melutason raja-arvot tiukkenevat mitä kauemmin soitto jatkuu.
  • Sijoita esiintymislava ja äänentoisto poispäin asunnoista.
  • Muista tiedottaa tapahtumasta etukäteen melulle altistuville kohteille.
  • Jaa korvatulppia yleisölle ennen tilaisuutta ja sen aikana.

Materiaalin käyttö

  • Vältä turhaa paperin käyttöä (flyereitä, tiedotteita, printtitulostuksia, ohjelmia yms.).
  • Muista kaksipuolinen printtaus ja tehokas paperinkäyttö.
  • Käytä ympäristömerkittyä paperia ja painotaloja.
  • Vältä kertakäyttömateriaaleja ja suosi kierrätettäviä tuotteita.
  • Jaa materiaalia sähköisesti.
  • Käytä ympäristömerkittyjä tuotteita tai valitse vähemmän kuormittavia.
  • Käytä promovaatetuksissa luomu- tai Reilun kaupan puuvillaa.

Kemikaalit

  • Käytä vain kemikaaleja, joissa on ympäristömerkki.

Tupakointi

  • Suosi savuttomia tapahtumia.
  • Huomioi, että katsomoalueella tupakointi on kielletty. Lisätietoja.
  • Ohjaa tupakoivat henkilöt selvästi merkitylle tupakka-alueelle katsomoalueen ulkopuolelle.
  • Varaa tupakkapaikalle riittävä määrä jäteastioita tupakan tumpeille.

Viestintä

Muista kertoa yleisölle tapahtuman ympäristöasioista!

Kanavat:

  • Verkkosivut
    – Tärkeä väline. Saavuttaa hyvin yleisön
    – Linkki ympäristöosioon alkusivulle
  • Sosiaalinen media
    – Jaa materiaalia
    – Innosta
    – Kuuntele, kommentoi, salli keskustelu
  • Ohjelma
  • Kierrätysneuvojat!

Sisältö:

  • Ympäristöpolitiikka
    – Kevyt
    – Mikä on olennaista
  • Omat ympäristöteot
  • Ohjeita osallistujille
    – Julkinen liikenne
    – Kierrätyskäytänteet
    – Pantti, juomavesi yms. käytänteet
    – Markkinoi muuta toimintaa

KOULUTUKSET

Greening Events -hanke järjestää koulutuksia kaksi kertaa vuodessa.

Edellisen koulutuksen materiaalit ovat katsottavissa täältä.