Verktyg för evenemangsproducenter

Finland är det förlovade landet för evenemang. I förhållande till befolkningstalet har vi talrika små och stora evenemang. Enbart i huvudstadsregionen arrangeras cirka 1 800 evenemang varje år. Man kan redan tala om evenemangsindustri.

Evenemangen har många positiva inverkningar på samhället. Bland annat främjar de sysselsättningen, stöder den lokala ekonomin, främjar turismen, skapar kultur, bidrar till människornas gemenskapsanda och sociala interaktion, främjar fritidsverksamhet och transport samt erbjuder människorna en bättre livskvalitet och ger mera innehåll i livet.

Syftet med vårt projekt är att skapa en verksamhetsmodell där det är allt lättare att arrangera miljövänliga och ansvarsfulla evenemang av hög kvalitet. Evenemangen har emellertid betydande miljökonsekvenser som genom verksamhetsförändringar kan minimeras.

Miljökonsekvenser vid evenemang orsakas av:

  • Trafiken
  • Användning av material
  • Avfallsproduktion
  • Buller
  • Vattenförbrukning
  • Produktion av avloppsvatten
  • Produktion av farligt avfall (f.d. problemavfall)
  • Erosion
  • Evenemangen kan bidra till miljövänligheten med hjälp av miljöinformation och  utbildning.

Inom ramarna för projektet utvecklas som bäst verktyg med hjälp av vilka miljöfrågor kan hanteras vid evenemang.

Dessa verktyg testas vid olika slags evenemang. Målet är att det auditerade, testade och fungerande miljösystemet och –märket Ekokompassi Tapahtuma som bygger på miljösystemet Ekokompassi och som i synnerhet riktas till evenemang har utvecklats före slutet av projektet. De evenemang som har blivit godkända vid auditeringen får använda miljömärket Ekokompassi Tapahtuma.

Evenemang som hittills har anslutit sig till systemet är bland annat Flow, Film och mediacentret Palatsi, Reaktori som produceras av Ungdomscentralen, Tall Ships Races, April Jazz och Världen i byn. Dessutom testas miljöprogrammet vid konserter som Live Nation producerar, Madonnas och Bruce Springsteens konserter.

Hur arrangerar jag ett hållbart evenemang?

Transport av publik och varor

  • Välj en evenemangsplats med goda och enkla transportförbindelser (i synnerhet till fots, med cykel och kollektivtrafik).
  • Välj evenemangstiden så att det går att anlita kollektivtrafik.
  • Kom ihåg att uppmuntra besökare att anlita kollektivtrafik (t.ex. kartor, tidtabeller).
  • Erbjud en säker parkering också för cyklar.
  • Ta reda på om det går att kombinera inträdesbiljetten med en kollektivtrafikbiljett.
  • Planera evenemanget så att man vid behov även virtuellt kan delta i evenemanget (t.ex. gratisevenemang).
  • Logistik (t.ex. byggande, mattjänster, varutransporter, transporter av stora grupper)
  • Fundera på hur man kunde göra transportkedjorna så korta som möjliga.
  • Använd nya transportmedel med låga utsläpp.
  • Instruera förare i ett ekonomiskt körsätt. En guide till och utbildningar i ekonomiska körsätt erbjuds av Ecodriving Finland.
  • Undvik onödig körning och en ineffektiv användning av transportkapaciteten.
  • Om du själv ordnar transport för stora grupper, optimera transportkapaciteten och resorna.
  • Glöm inte att i god tid informera Helsingforsregionens trafik om evenemanget genom att skicka e-post till adressen infra@hel.fi. HRT sätter vid behov in extra trafik för att undvika rusningar.
  • När du ordnar en kongress utred möjligheten till rabatt-/fribiljetter för deltagarna på HRT:s webbplats. Kom ihåg att ansöka om fri-/rabattbiljetter minst fyra månader före evenemanget.

Energiförbrukning

  • Föredra evenemangsplatser med Green Office- eller Ekokompassi-märket eller andra miljömärkta evenemangsplatser.
  • Använd grön el.
  • Beställ evenemangsel av Helsingfors Energi här. Från och med den 1 oktober 2012 är all evenemangsel som Helsingfors Energi säljer till hundra procent certifierad vattenel.
  • Kompensera koldioxidutsläppen. Till exempel Nordic Offset erbjuder tjänster för räkning och kompensering av koldioxidavtryck.
  • Föredra energibesparande lösningar vid beslysning.

Avfallshantering

Föreskrifter om avfallshanteringen i huvudstadsregionen:

Avfallshantering vid offentliga tillställningar
21 §
Den som arrangerar en offentlig tillställning ska se till att det finns tillräckligt många insamlingskärl för avfall på området och att de placeras på ett ändamålsenligt sätt. Blir området nedskräpat, ansvarar arrangören för att området städas om det inte kan utredas vem som har skräpat ned eller om denne inte anträffas eller försummar sin uppstädningsskyldighet. I övrigt regleras skyldigheten att snygga upp ett nedskräpat område i kap. 4 i avfallslagen. Arrangören ansvarar för tömningen av insamlingskärlen. Insamlingskärlen ska tömmas dagligen eller senast när de blir fulla.

22 §
Vid alla offentliga tillställningar där allmänheten serveras livsmedel ska åtminstone följande återvinningsbara avfallsslag sorteras ut från det kommunala avfallet och läggas i separata behållare:

  1. papp och annan kartong, om den mängd som kasseras under tillställningen överstiger 50 kg;
  2. bioavfall, om den mängd som uppkommer under tillställningen överstiger 50 kg;
  3. avfallsslag som lämpar sig för energiavfall, såsom plastförpackningar för livsmedel och andra produkter, använda engångskärl samt papp och annan kartong om denna inte samlas in skilt med stöd av punkt 1 eller om den är för smutsig eller av någon annan orsak inte duger för materialåtervinning, om den mängd som uppkommer under tillställningen överstiger 50 kg;
  4. glas, om den mängd som kasseras under tillställningen överstiger 50 kg, och
  5. metall, om den mängd som kasseras under tillställningen överstiger 50 kg.
  6. Arrangören av tillställningen svarar för att besökarna ges råd och anvisningar om hur återvinningsbart avfall ska sorteras.

Minneslista för avfallshantering

  • Avgör vilka avfallsslag som samlas in under evenemanget utgående från vilket slags avfall som produceras mest (t.ex. matservering).
  • Minska mängden blandavfall. Kan blandavfallet ersättas med andra avfallsfraktioner?
  • Se till att det finns tillräckligt många avfallskärl på evenemangsplatsen. Placera dem längs gångrutterna och märk dem tydligt.
  • Informera om återvinning och evenemangets val.
  • Se till att man också gör sig av med avfallsvatten (t.ex. handtvättvatten) på ett behörigt sätt.
  • Fundera på att ordna avfallsrådgivning i samband med avfallskärlen.
  • Reservera ett tillräckligt antal toaletter för området (http://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2009/20090405).

Inkvartering

  • Föredra inkvartering som ligger nära evenemangsplatsen (på gångavstånd från evenemangsplatsen eller på en plats där det är lätt att anlita kollektivtrafik).
  • Välj Ekokompassi-, Svanenmärkt eller annan miljömärkt inkvartering.

Mattjänster

  • När du väljer cateringtjänster beakta företagets ansvarsfullhet.
  • Kom ihåg ekologisk och vegetarisk mat samt säsongsmat och rättvisemärkta produkter när du planerar matservering eller –försäljning.
  • Undvik färdigmat och djupfryst mat.
  • Kom överens med matproducenterna/cateringtjänsterna om vilken mat som ska serveras och på vilket sätt.
  • Se till att det också inom området för mattjänster finns möjlighet till avfallssortering. Om det används friteringsfett vid matlagningen utred möjligheten till utnyttjande av avfalssfettet.
  • Undvik engångstallrikar,  muggar och  bestick samt dryckesflaskor utan pant vid inomhusevenemang. Skaffa biologiskt nedbrytbara engångstallrikar,  muggar och –bestick för utomhusevenemang.
  • Kom ihåg att meddela miljöcentralen om servering av livsmedel.
  • Säkerställ att man vid servering av livsmedel i synnerhet utomhus beaktar utmaningarna som den tillfälliga serveringen för med sig.

Bullerbekämpning

  • Om det används ljudåtergivningsapparater vid evenemang ska man göra en bulleranmälan om evenemanget och mäta bullernivån.
  • Använd aktiva högtalare och line array-systemet i ljudåtergivningsapparaterna.
  • Sträva efter att avsluta evenemanget före kl. 22.00 eller flytta evenemanget inomhus.
  • Gränsvärdena för bullernivån blir strängare ju längre spelningarna fortsätter.
  • Placera scenen och ljudåtergivningen så att de är riktade bort från bostäder.
  • Glöm inte att informera de objekt som utsätts för buller om evenemanget på förhand. Dela ut öronproppar till publiken före och under evenemanget.

Användning av material

  • Undvik onödig användning av material (flygblad, informationsblad, utskrifter, program m.m.).
  • Kom ihåg att skriva ut på båda sidorna av pappret och använda papper effektivt.
  • Använd miljömärkt papper och miljömärkta tryckerier.
  • Föredra återvinningsbara produkter framom engångsmaterial.
  • Dela ut material elektroniskt.
  • Använd miljömärkta produkter eller välj produkter med mindre miljöbelastning.
  • Använd ekologisk eller rättvisemärkt bomull för promotionskläder.

Kemikalier

  • Använd endast miljömärkta kemikalier.

Rökning

  • Föredra rökfria evenemang.
  • Observera att det är förbjudet att röka inom läktarområdet.
  • Hänvisa personer som röker att röka inom ett tydligt märkt område utanför läktarområdet.
  • Reservera tillräckligt många avfallskärl för fimpar på rökningsplatsen.

Kommunikation

  • Glöm inte att informera publiken om miljöfrågorna vid evenemanget!
  • Kanaler:
  • Webbplatser
  • Ett viktigt medium. Når även stora publiker.
  • Länk till miljöavsnittet på förstasidan.
  •  Sociala medier
  • Dela ut material
  • Inspirera
  • Lyssna, kommentera, tillåt diskussion
  • Program
  • Återvinningsrådgivare!
  • Innehåll:
  • Miljöpolitik
  • Lätt
  • Vad som är väsenligt
  •  Egna miljögärningar
  • Anvisningar för deltagare
  • Kollektivtrafik
  • Återvinningspraxis
  • Pant, dricksvatten o.d. praxis
  • Marknadsför annan verksamhet